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Materialien für Ihre eigene Vereinsarbeit.

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Corporate Design Logo Logo Logo

Diesen Begriff haben wir alle schon mal irgendwo gehört. Aber was ist das?
Durch die Corporate Identity wird die Darstellung eines Unternehmens, Vereins oder sonstigen Körperschaft in einer einheitlichen Form erstellt. Es wird ein Wiedererkennungseffekt geschaffen. Der gestalterische Teil der Corporate Identity ist das Corporate Design. Dies bezieht sich vor allem auf die Dokumente, deren Gestaltungselemente und Formatierungen. Auch die farbliche Gestaltung und/oder die Schriftart können in das Konzept des Corporate Design eingebunden sein. Das Wichtigste aber ist das Logo.
Weiter geht es dann mit Plakaten und Schildern. Die farbliche Gestaltung von Kraftfahrzeugen, Straßenbahnen, Schiffen usw. oder auch nur ein ganz bestimmter Zierstreifen z.B. um einen Schiffsschornstein sind weitere Möglichkeiten. Das lassen sich vor allem große Firmen richtig viel Geld kosten.
Nun wird sich ein Kleingartenverein nicht leisten können, ein Designerteam zu beauftragen. Mit einem Computer und ein wenig Phantasie läßt sich aber auch eine ganze Menge bewerkstelligen. Zuerst brauchen Sie ein Logo. Dieses sollte den Namen (bei meinem Verein ist es eine Mühle) und/oder den Zweck des Vereins (z.B. Blume, Spaten, Baum) widerspiegeln. Dieses Logo soll später auf allen Ihren Dokumenten, auf Fahnen und Schildern auftauchen. Haben Sie einen Farbdrucker oder lassen sich Ihre Briefbögen in einer Druckerei drucken, können Sie das Logo auch farbig gestalten. Dabei sollten Sie aber darauf achten, daß es in schwarz/weiß auch gut aussieht, denn häufig werden Dokumente kopiert.
Sie sollten möglichst darauf achten, daß es das verwendete Logo nicht schon irgendwo gibt. Mit dem Verwenden fremder Zeichen können Sie sich eine Menge Ärger einhandeln. Wenn Ihr Verein in Brandenburg ansässig ist und das Logo ähnelt dem eines Vereins in Bayern, wird dies vielleicht nicht so wichtig sein. Je größer und aktiver Ihr Verein ist, desto stärker sollten Sie auf diesen Aspekt achten.
Na dann viel Erfolg mit Ihrem eigenen Corporate Design.

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Formulare Formulare

Alle Dateien sind im WinWord 6-Format erstellt und im ZIP-Format gepackt.

. BERGTAL3.DOT Vorlage für Gesprächsnotiz 
. BERGTAL6.DOT Vorlage für Infozettel und kleine Plakate
 
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Briefbogen Briefbogen

Alle Dateien sind im WinWord 6-Format erstellt und im ZIP-Format gepackt.

. BERGTAL1.DOT Briefbogen gemäß DIN 5008
. BERGTAL2.DOT Briefbogen gemäß DIN 5008 mit E-Mail und Internet-Adresse
. BERGTAL4.DOT allgemeiner Kopfbogen
. BERGTAL5.DOT allgemeiner Kopfbogen mit schmalem Kopf
 
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Vordrucke Vordrucke

Alle Dateien sind im WinWord 6-Format erstellt.

. VDR001.DOC Laufzettel/Adressenliste
kombinierte Check- und Adressenliste für Bauanträge etc.
. VDR003.DOC Lesen eingegangener Post
wenn das letzte Vorstandsmitglied unterschrieben hat, kann die Post wegsortiert werden
. VDR004.DOC private Feier
zur Absicherung des Vorstands vor Beschwerden der Mitglieder
. VDR005.DOC entliehene Akten
wird am/im Aktenschrank deponiert, als Beleg für entnommene Akten
. VDR006.DOC Zählerablesung
zur Datenerfassung bei Ablesung und besonders bei Zählerwechsel
. VDR008.DOC Beantragung finanzieller Mittel
meistens haben die Bezirksverbände eigene Vordrucke
. VDR009.DOC Mietvertrag Vereinshaus
wenn Sie Ihr Vereinshaus ab und zu vermieten
. VDR010.DOC Erläuterung von Begriffen
zur Info für neue Mitglieder
. VDR014.DOC Gartenbegehung
wenn Sie eine Gartenbegehung machen, sollten Sie sich auf bestimmte Dinge einigen, die immer in gleicher Weise kontrolliert werden, damit sich die Begehung besser und gerechter auswerten läßt
 
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Vordrucke für die Gemeinschaftsarbeit (Arbeitseinsätze) und deren Abrechnung

Ärgern Sie sich auch darüber, daß einige Mitglieder behaupten, sie hätten ihre Arbeitsstunden schon absolviert, obwohl dies nicht stimmen kann? Hier haben Sie einen Satz von Vordrucken, mit dessen Hilfe Sie die Abrechnung Ihrer Gemeinschaftsarbeit optimieren können. Das einzelne Mitglied weiß anhand seiner Karte, wieviel Stunden es bereits geleistet hat. Der Vorstand sieht anhand seiner Listen jederzeit, wer noch gezielt angesprochen werden sollte, ob eine Maßnahme in Bezug auf die Anzahl der Arbeitskräfte noch durchführbar ist und wer und in welcher Höhe ersatzweise einen finanziellen Beitrag leisten muß.

Die Karten (AEKAXX.DOC) werden auf kartonstarkem Papier gedruckt. Da dies nicht überall erhältlich und zudem nicht billig ist, werden Trennblätter verwendet (100 Stück = 10,- bis 15,- DM). Sie haben auch noch den Vorteil, daß es sie in verschiedenen Farben gibt (z.B. für jedes Jahr eine andere Farbe verwenden). Dabei ist darauf zu achten, nicht etwa solche Trennblätter zu erwischen, die etwas dünner als normal sind und eine aufgeklebte Lochverstärkerleiste oder Ösen haben. Es muß die Sorte sein, die ganzflächig gleich dick ist. Jedes Blatt wird auf A4-Größe getrimmt, indem die Seite mit den Löchern abgeschnitten wird. Vorteilhaft ist es, einen Drucker mit gerader Papierführung zu verwenden. Bei einem HP Deskjet dagegen muß das Papier vorgebogen werden, sonst wird es nicht richtig transportiert.

. AEANLEI.DOC Anleitung zur Arbeit mit der gesamten Dokumentation für die Arbeitseinsätze 
hier ist beschrieben, wann welcher Vordruck verwendet werden soll
. AEAUGLI.DOC Ausgabeliste Arbeitskarten
damit niemand behaupten kann, daß er die Karte nicht erhalten habe
. AEKAXX.DOC Arbeitskarten (4 Stück)
Jedes Mitglied erhält eine Arbeitskarte, damit er weiß, wieviele der in der Mitgliederversammlung beschlossenen Arbeitsstunden er bereits abgeleistet hat. In Verbindung mit der Meldeliste ist dies eine Art doppelte Buchführung, bei der alle Beteiligten wissen, an welcher Stelle sie stehen.
. AEMELI.DOC Meldeliste für einen Arbeitseinsatz
Hier wird dokumentiert, wer wieviel an einem bestimmten Tag gearbeitet hat. Das Vorstandsmitglied für die Gemeinschaftsarbeit erhält hiermit einen Nachweis über die geleistete Arbeit.
. AEALI.DOC Abrechnungsliste
Hier trägt das für die Gemeinschaftsarbeit zuständige Vorstandsmitglied die Angaben aus den Meldelisten ein. Somit hat er immer einen guten Überblick über den Stand der verbrauchten und der noch zur Verfügung stehenden Arbeitsstunden. Die Liste bildet die Grundlage für die Jahresendabrechnung.
. AEALIBW.DOC Abrechnungsliste Bewerber usw.
Siehe vorstehende Erläuterung, Liste ist für Bewerber, Fördermitglieder usw. gedacht.
. AEALIME.DOC Abrechnungsliste Mehrarbeit 
Falls ein oder mehrere Mitglieder mehr arbeiten, als Platz in der Abrechnungsliste vorhanden ist, wird die Mehrleistung in dieser Liste erfaßt.
. AEABRE.DOC Abrechnungsbogen zur Ermittlung von Ersatzzahlungen
Am Ende der Saison wird eine Endabrechnung duchgeführt. Anhand der ausgefüllten Listen kann ermittelt werden, wem nicht geleistete Arbeitsstunden in Rechnung gestellt werden. Weiterhin können die statistischen Daten für den Rechenschaftsbericht des Vorstands verwendung finden.
 

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Verwaltung von vereinseigenen Parkplätzen

Immer mehr Mitglieder leisten sich ein Auto. Am liebsten möchten sie es auf ihre Parzelle mitnehmen. Dem schieben aber die Gesetze einen Riegel vor. So werden in den KGA und wenn möglich, am Rande der KGA Parkplätze angelegt. Da es immer wieder einige nette Leute aus der Umgebung gibt, die ihre Blechbüchse auch auf den vereinseigenen Parkplätzen abstellen, sind Regularien notwendig.

Dazu werden an den Eingängen Tore errichtet, die Fußgänger ungehindert umrunden können, aber Fahrzeugen den Weg versperren. Jeder, der berechtigt ist, bekommt einen Schlüssel für das jeweilige Tor (oder einen Generalschlüssel für alle Tore). Bestimmte Mitglieder (möglichst Dauerbewohner, Rentner) erhalten Schlüsselbücher (-mappen) und Schlüssel zum ausleihen. Somit ist gewährleistet, daß Lieferungen ungehindert erfolgen können und die Feuerwehr im Notfall nicht das Schloß durchtrennen muß.

Für die Stellplätze werden Parkkarten ausgegeben, damit die Parkberechtigung erkennbar ist (besonders bei größeren KGA kann man leicht den Überblick verlieren). Die Stellplätze selbst werden mit einer Nummer versehen (z.B. weißen Mauerstein mit schwarzer Zahl versehen und bündig mit der Erdoberfläche abschließend verlegen). Für die Gestaltung der Stellplätze eignen sich Rasengitterplatten hervorragend. Wenn der Rasen sprießt, wirkt auch ein Parkplatz nicht mehr so trostlos.

Für Schlüssel und Stellplätze werden Nutzungsvereinbarungen mit den Nutzern abgeschlossen. Um ordentlich zu regeln, wann, wo und wie gefahren oder geparkt werden kann, ist der Beschluß einer Ordnung zum Fahren und Parken unumgänglich.

Muster Parkkarte 

  Parkkarte leicht verkleinert
  Zum Schutz vor Beschädigungen wird sie
  in eine Selbstlaminier-Karte eingeklebt,
  Größe 117 x 160 mm,
  Firma Hama, Best.-Nr 57386

. PAORD.DOC Ordnung zum Fahren und Parken
hier ist festgelegt, was beim Fahren und Parken innerhalb der KGA zu beachten ist
. PAORD2.DOC Ordnung zum Fahren und Parken, Version 2
hier eine etwas abgespeckte und auf das Wesentliche konzentrierte Version der Parkordnung
. PANUP.DOC Nutzungsvereinbarung für einen Pkw-Stellplatz
eine ordnungegemäße Vereinbarung sollte abgeschlossen werden
. PANUS.DOC Nutzungsvereinbarung für einen Schlüssel
Schlüssel verschwinden schnell; mit dieser Vereinbarung jedoch nicht mehr
. PAAULI.DOC Ausgabeliste für den Schlüsselverleih
hier wird dokumentiert, wer welchen Schlüssel ausgeliehen hat und wie lange er ihn behalten wird
. PALEIH.DOC Leihnachweis
Dieser Vordruck dient dem Leihnehmer als Kautionsnachweis. Nach der Rückgabe wird er für statistische Zwecke verwendet (z.B. ob der Weg alle Fahrzeuge aushält). Im Falle einer Beschädigung wwerden hier die Angaben zwecks Weiterleitung an den Vorstand vermerkt.
. PAANL.DOC Anleitung zum Führen des Schlüsselbuchs (der Schlüsselmappe)
hier wird kurz erläutert, wie mit dem Schlüsselnachweis zu verfahren ist
 
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Spendenformulare

Seit Anfang 2001 können auch Kleingartenvereine Spendenbescheinigungen ausstellen. Diese sind allerdings an eine vorgeschriebene Form gebunden. Wollen Sie davon abweichende Formulare erstellen, setzen Sie sich unbedingt vor dem ersten Einsatz eines solchen Formulars mit Ihrem zuständigen Finanzamt in Verbindung!

Hier finden Sie 2 Formulare mit allen erforderlichen Textteilen.

. SPEND01.DOC Geldzuwendung
Spendenbescheinigung für eine Geldspende
. SPEND02.DOC Sachzuwendung
Spendenbescheinigung für eine Sachspende. Hier ist der Geldwert der gespendeten Sache(n) zu ermitteln und zu dokumentieren und die Herkunft anzugeben.
 
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Dateibetrachter

unwichtig, auf das Programm kommt es an Sollte Ihnen kein Word für Windows ab der Version 6 zur Verfügung stehen, können Sie sich hier von der Microsoft-Website den Word97-Viewer herunterladen. Nutzen Sie ein anderes Textprogramm als Word, markieren und kopieren Sie einfach die im Viewer angezeigte Datei und fügen sie in Ihr Programm ein (Drag and Drop). Allerdings gehen in einigen Fällen die Formatierungen verloren. Viele Programme können auch mehr oder weniger gut das Word-Format direkt einlesen. Testen Sie es einfach.

. WordView 97 für Windows 3.x    Diese Programme liegen auf dem Server
. WordView 97 für Windows 95/98/... der Firma Microsoft.

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Links zu Formularsammlungen etc.

Die wohl umfangreichste Linksammlung zu Formularen und Formularanbietern finden Sie bei Formular.de.

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